Automatyzacja procesów zaczyna się od policzenia godzin
Zanim cokolwiek zbudujemy, liczymy, ile godzin miesięcznie zajmuje dziś dana czynność i ile kosztuje. Dopiero z tej liczby wychodzi decyzja, czy automatyzacja ma sens — czasem wychodzi, że nie ma, i mówimy to wprost.
najpierw liczymy godziny i koszt procesu, potem podajemy stałą cenę wdrożenia
Co automatyzujemy
Najczęściej to nie jest jeden wielki system, tylko kilka miejsc, w których dane przepisuje się ręcznie z jednego ekranu na drugi.
Przepływ danych między systemami
Zamówienie ze sklepu do ERP, lead z formularza do CRM, faktura z CRM do księgowości. Z obsługą błędów i ponawianiem, bo integracje najczęściej padają w nocy i nikt tego nie widzi do rana.
Obieg dokumentów
Odczyt danych z faktur i umów, akceptacje, archiwizacja i wyszukiwanie. Zamiast folderu na dysku i pytania „u kogo to teraz leży”.
Raporty, które robią się same
Zestawienia sprzedaży, produkcji czy rozliczeń wysyłane o ustalonej godzinie do właściwych osób. Bez poniedziałkowego rytuału sklejania arkuszy.
Powiadomienia i przypomnienia
Sygnał, gdy coś przekroczy próg albo termin: zamówienie bez potwierdzenia, faktura po terminie, zapas poniżej minimum. Trafia tam, gdzie zespół faktycznie patrzy.
Obsługa powtarzalnych zgłoszeń
Typowe pytania klientów i wewnętrzne wnioski przejmuje agent, a do człowieka trafia tylko to, co nietypowe. Z jasną granicą, kiedy sprawa ma iść do operatora.
Onboarding i procesy kadrowe
Zakładanie kont, uprawnienia, checklisty i dokumenty przy przyjęciu i odejściu pracownika. Powtarzalne, żmudne i bardzo wdzięczne do zautomatyzowania.
Na czym to budujemy
Narzędzie dobieramy do skali. Nie wszystko musi być pisane od zera — i nie wszystko da się zrobić w gotowym kliencie.
n8n
Nasz domyślny wybór przy większych wolumenach: można postawić na własnym serwerze, koszt nie rośnie z liczbą operacji, a logika bywa dowolnie złożona.
Make i Zapier
Szybkie wdrożenie tam, gdzie proces jest prosty i wolumen niewielki. Uczciwie mówimy, kiedy koszt subskrypcji przerośnie koszt własnego rozwiązania.
Własny middleware
Node.js lub Python, gdy logika jest nietypowa albo dane wrażliwe i nie mogą przechodzić przez zewnętrzną usługę.
Kolejki i ponawianie
Każda integracja kiedyś zawiedzie. Zadanie trafia do kolejki, próbuje ponownie i dopiero potem alarmuje człowieka.
Monitoring i alerty
Widzisz, że coś przestało działać, zanim zauważy to klient. Bez tego automatyzacja po cichu przestaje działać i nikt nie wie od kiedy.
Warstwa AI, gdy się przydaje
Odczyt danych z nieustrukturyzowanych dokumentów, klasyfikacja zgłoszeń, streszczenia. Dokładamy tam, gdzie reguły przestają wystarczać.
Jak to prowadzimy
Zaczynamy od liczb, kończymy na działającym procesie z monitoringiem.
Policzenie procesu
Bezpłatne 45 minut: kto to robi, jak często, ile czasu zajmuje i co się dzieje, gdy pójdzie źle. Wynik to koszt roczny wyrażony w godzinach i złotówkach.
Wybór i stała cena
Rekomendacja narzędzia, zakres pierwszej automatyzacji i stała wycena w 3 dni robocze. Razem z szacunkiem, po jakim czasie się zwróci.
Wdrożenie jednego procesu
Zaczynamy od tego, który daje najszybszy zwrot. Puszczamy go równolegle z ręczną wersją, dopóki nie zobaczymy, że wyniki się zgadzają.
Kolejne procesy i opieka
Następne automatyzacje w dwutygodniowych iteracjach, monitoring i alerty w standardzie. Dokumentacja pisana tak, żeby Twój zespół mógł to przejąć.
Z czego to wiemy
Automatyzacje, które prowadzimy na co dzień — łącznie z tymi, które sami sobie zbudowaliśmy.
Zamówienia do księgowości bez człowieka
Opłacone zamówienie samo generuje fakturę, wysyła ją do systemu e-faktur i podpina do zamówienia. Zwroty i korekty idą tą samą ścieżką, więc nic nie rozjeżdża się na koniec miesiąca.
Etykiety i statusy przesyłek
Etykieta kurierska generuje się z zamówienia, status wraca do panelu i do klienta. Obsługa przestaje sprawdzać przesyłki po numerach w cudzych systemach.
Rozmowy handlowe zamienione na notatki
Nagranie rozmowy trafia do transkrypcji, z niej powstaje streszczenie i zadania w CRM. Handlowiec przestaje przepisywać ustalenia po każdym telefonie.
Najczęstsze pytania
Kiedy się opłaca, ile kosztuje i co gdy proces się zmieni.
Ile kosztuje automatyzacja procesów?
+
Nie podajemy ceny startowej, bo wszystko zależy od tego, ile systemów trzeba połączyć i jak nietypowa jest logika. Zamiast tego zaczynamy od policzenia, ile dany proces kosztuje dziś w godzinach i złotówkach — dopiero na tej podstawie wycena ma sens. Stałą kwotę i szacowany czas zwrotu podajemy w ciągu 3 dni roboczych po bezpłatnej rozmowie.
Od czego zacząć, jeśli procesów jest dużo?
+
Od jednego, który jest najczęściej powtarzany i najlepiej opisany. Nie od najbardziej skomplikowanego, choć to zwykle ten najbardziej boli. Pierwsze wdrożenie ma pokazać zespołowi, że to działa, i dać nam dane o Waszych systemach — kolejne idą wtedy znacznie szybciej.
Kiedy automatyzacja się nie opłaca?
+
Gdy proces zmienia się co miesiąc, wykonywany jest kilka razy w roku albo nie jest w ogóle opisany i każdy robi go inaczej. W takich przypadkach mówimy wprost, żeby najpierw uporządkować proces, a dopiero potem wracać do automatyzacji. Automatyzacja bałaganu daje szybszy bałagan.
n8n, Make czy Zapier?
+
Zapier i Make są najszybsze do uruchomienia i sprawdzają się przy prostej logice i małym wolumenie, ale ich koszt rośnie z liczbą operacji. n8n można postawić na własnym serwerze, przez co koszt przestaje zależeć od skali, a logika może być dowolnie złożona. Przy nietypowych wymaganiach lub danych wrażliwych piszemy własny middleware.
Co się stanie, gdy automatyzacja przestanie działać?
+
Każde zadanie ma kolejkę, ponawianie i alert. Jeśli po kilku próbach nadal się nie udaje, powiadomienie idzie do wskazanej osoby razem z treścią błędu. To standard w każdym naszym wdrożeniu — automatyzacja bez monitoringu potrafi po cichu nie działać tygodniami.
Czy zespół będzie musiał zmienić sposób pracy?
+
Staramy się, żeby jak najmniej. Najlepsze automatyzacje są niewidoczne: rzeczy, które ktoś przepisywał ręcznie, po prostu pojawiają się same w tym samym miejscu co dotąd. Gdy zmiana w sposobie pracy jest konieczna, mówimy o niej przed wdrożeniem, a nie po.
Czy podłączycie się do naszych obecnych systemów?
+
Tak, także do tych bez publicznego API — wtedy przez eksport plików, bazę albo pracę na interfejsie. Przed wyceną sprawdzamy każde połączenie, żeby nie okazało się w trakcie, że kluczowy system nie da się podłączyć w założony sposób.
Kto to później utrzymuje?
+
Możemy my, w abonamencie lub godzinowo, ale nie budujemy zależności. Dostajesz dokumentację, dostęp do wszystkich przepływów i kod, jeśli powstał. Świadomie wybieramy narzędzia, które Twój zespół jest w stanie przejąć.
Policzmy jeden proces
Bezpłatne 45 minut, po których wiesz, ile ten proces kosztuje Cię rocznie i czy automatyzacja się zwróci.