BaseLinker łączy sklep internetowy z marketplace'ami, hurtowniami i systemami magazynowymi przez jedno API. Synchronizuje produkty, stany, zamówienia i faktury w obu kierunkach. Poniżej instrukcja: co podłączyć w jakiej kolejności, po czym poznać, że krok się udał, i gdzie najczęściej rozchodzą się dane.
Krok 1: Założenie konta i wybór planu
Zakładasz konto na baselinker.com. Wybierasz plan rozliczeniowy: BaseLinker liczy opłatę od liczby zamówień miesięcznie. Aktualny cennik jest na stronie producenta, więc kwot nie podajemy.
Po czym poznać, że krok się udał: masz dostęp do panelu BaseLinker i widzisz pusty kokpit bez podłączonych magazynów.
Najczęstszy błąd: rejestracja bez sprawdzenia, czy Twój sklep i marketplace są na liście integracji. Allegro, Empik i Shopify są, ale nie każda platforma ma gotowy konektor.
Krok 2: Podłączenie sklepu internetowego
Wchodzisz w Integracje, wybierasz nazwę platformy sklepu (Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Shoper) i klikasz Dodaj integrację. BaseLinker prosi o adres sklepu i klucz API.
Klucz API generujesz w panelu administracyjnym sklepu. W WooCommerce to WooCommerce → Ustawienia → Zaawansowane → REST API. W Shopify to Aplikacje → Zarządzaj prywatnymi aplikacjami. W PrestaShop to Zaawansowane → Webservice.
Wklejasz klucz do BaseLinker i zapisujesz integrację. BaseLinker pobiera listę produktów.
Po czym poznać, że krok się udał: w zakładce Produkty widzisz katalog z Twojego sklepu. Liczba pozycji zgadza się z tym, co masz w panelu sklepu.
Najczęstsze błędy: klucz API bez uprawnień do zapisu albo firewall blokujący połączenie z IP BaseLinker. Jeśli produkty się nie pojawiają, sprawdź logi w panelu sklepu i uprawnienia klucza.
Krok 3: Utworzenie magazynu w BaseLinker
BaseLinker nie synchronizuje stanów bezpośrednio między sklepem a marketplace'ami. Pośredniczy magazyn BaseLinker: to osobna baza stanów, z której korzystają wszystkie kanały sprzedaży.
Wchodzisz w Magazyny → Dodaj magazyn. Nadajesz nazwę, na przykład Magazyn główny. Wybierasz, czy stany mają się aktualizować automatycznie przy każdym zamówieniu, czy ręcznie.
Po czym poznać, że krok się udał: magazyn pojawia się na liście i ma zerowe stany dla wszystkich produktów.
Najczęstszy błąd: pominięcie tego kroku i próba synchronizacji stanów wprost między sklepem a Allegro. To nie działa: BaseLinker wymaga magazynu pośredniczącego.
Krok 4: Import produktów do magazynu BaseLinker
Produkty są w sklepie, ale magazyn BaseLinker jest pusty. Musisz je skopiować.
Wchodzisz w Produkty, zaznaczasz wszystkie pozycje i klikasz Akcje zbiorcze → Dodaj do magazynu. Wybierasz magazyn utworzony w kroku 3. BaseLinker kopiuje produkty wraz ze stanami z podłączonego sklepu.
Po czym poznać, że krok się udał: w zakładce Magazyny widzisz produkty z aktualnymi stanami. Liczba sztuk zgadza się z tym, co masz w sklepie.
Najczęstszy błąd: import bez mapowania wariantów. Jeśli produkt ma rozmiary albo kolory, każdy wariant musi mieć osobny SKU. Bez tego BaseLinker nie wie, który stan zsynchronizować.
Krok 5: Włączenie dwukierunkowej synchronizacji stanów
Teraz łączysz magazyn BaseLinker ze sklepem. Wchodzisz w Integracje, klikasz nazwę sklepu i włączasz opcję Synchronizuj stany magazynowe.
BaseLinker pyta, który magazyn ma być źródłem prawdy. Wybierasz magazyn utworzony w kroku 3. Od tej chwili każda zmiana stanu w magazynie BaseLinker trafia do sklepu, a każde zamówienie w sklepie odejmuje stan w magazynie.
Po czym poznać, że krok się udał: zmieniasz stan produktu w magazynie BaseLinker i po kilku sekundach widzisz tę samą liczbę w panelu sklepu.
Najczęstsze błędy: synchronizacja włączona, ale stan w sklepie nie spada po zamówieniu. Przyczyna: w ustawieniach sklepu wyłączone zarządzanie stanami albo produkt nie ma przypisanego SKU w obu systemach.
Krok 6: Podłączenie marketplace'u (Allegro, Empik, Amazon)
Wchodzisz w Integracje → Dodaj integrację i wybierasz marketplace. Allegro wymaga autoryzacji przez konto Allegro Ads, Empik przez panel partnerski, Amazon przez Seller Central.
Klikasz Autoryzuj, logujesz się na konto marketplace'u i potwierdzasz dostęp dla BaseLinker. BaseLinker pobiera listę ofert z marketplace'u.
Po czym poznać, że krok się udał: w zakładce Oferty widzisz aukcje z Allegro albo produkty z Empiku. Liczba ofert zgadza się z tym, co masz na marketplace'u.
Najczęstszy błąd: autoryzacja bez uprawnień do zarządzania zamówieniami. Allegro ma kilka poziomów dostępu, BaseLinker potrzebuje pełnego: odczyt ofert, zamówień i możliwość zmiany stanów.
Krok 7: Mapowanie produktów między sklepem a marketplace'em
BaseLinker widzi produkty ze sklepu i oferty z marketplace'u jako dwie osobne listy. Musisz wskazać, która oferta na Allegro odpowiada któremu produktowi w sklepie.
Wchodzisz w Oferty, klikasz ofertę z marketplace'u i wybierasz Połącz z produktem. Wyszukujesz produkt po nazwie albo SKU i potwierdzasz. BaseLinker łączy ofertę z produktem w magazynie.
Po czym poznać, że krok się udał: przy ofercie z marketplace'u widzisz ikonę łańcucha i nazwę produktu ze sklepu. Stan w ofercie zmienia się razem ze stanem w magazynie.
Najczęstsze błędy: mapowanie po nazwie zamiast po SKU. Nazwy się zmieniają, SKU nie. Bez SKU synchronizacja przestaje działać po pierwszej zmianie nazwy produktu.
Krok 8: Włączenie automatycznego pobierania zamówień
BaseLinker pobiera zamówienia z marketplace'ów co kilka minut. Wchodzisz w Integracje, klikasz nazwę marketplace'u i włączasz opcję Automatyczne pobieranie zamówień.
Wybierasz, co ma się dziać z zamówieniem: czy ma trafić do kolejki do realizacji, czy od razu dostać status wysłane. Przy pierwszym wdrożeniu zostaw kolejkę: zobaczysz zamówienie przed wysłaniem.
Po czym poznać, że krok się udał: składasz testowe zamówienie na marketplace'u i po kilku minutach widzisz je w zakładce Zamówienia w BaseLinker.
Najczęstszy błąd: automatyczne pobieranie włączone, ale zamówienia nie trafiają do BaseLinker. Przyczyna: w ustawieniach marketplace'u wyłączone API dla zamówień albo konto nie ma uprawnień sprzedawcy.
Krok 9: Konfiguracja automatycznego druku etykiet
BaseLinker może drukować etykiety kurierskie bez wchodzenia na stronę kuriera. Wchodzisz w Integracje → Kurierzy i dodajesz konto InPost, ORLEN Paczka albo DPD.
Podajesz dane dostępowe do panelu kuriera. BaseLinker pobiera szablon etykiety i łączy go z zamówieniami. Przy każdym zamówieniu klikasz Drukuj etykietę, a BaseLinker generuje plik PDF albo ZPL.
Po czym poznać, że krok się udał: drukujesz etykietę testową i widzisz poprawny adres, numer przesyłki i kod kreskowy.
Najczęstsze błędy: etykieta drukuje się, ale numer przesyłki nie trafia do marketplace'u. Przyczyna: w ustawieniach kuriera wyłączona automatyczna zmiana statusu zamówienia na wysłane.
Krok 10: Włączenie automatycznego fakturowania
BaseLinker może wystawiać faktury przez integrację z programem księgowym albo przez własny moduł faktur. Wchodzisz w Ustawienia → Faktury i wybierasz sposób wystawiania.
Jeśli masz program księgowy (Wfirma, Fakturownia, inFakt), dodajesz integrację i podajesz klucz API. Jeśli nie, włączasz moduł faktur BaseLinker i uzupełniasz dane firmy.
Po czym poznać, że krok się udał: przy zamówieniu klikasz Wystaw fakturę i dokument pojawia się w programie księgowym albo w zakładce Faktury w BaseLinker.
Najczęstszy błąd: faktura wystawia się, ale nie trafia do KSeF. BaseLinker nie wysyła faktur do KSeF automatycznie: potrzebujesz osobnej integracji albo programu księgowego, który to robi. Nasza integracja sklepu internetowego zawiera automatyczne e-faktury KSeF 2.0 w formacie FA(3), działające produkcyjnie od czerwca 2026 roku w sklepie Planeta Konopi.
Co synchronizuje BaseLinker i w którą stronę
BaseLinker synchronizuje cztery rodzaje danych: produkty, stany, zamówienia i statusy. Kierunek synchronizacji zależy od ustawień.
Produkty: BaseLinker pobiera katalog ze sklepu i z marketplace'ów, ale nie tworzy nowych produktów sam. Jeśli dodajesz produkt w sklepie, pojawi się w BaseLinker po kilku minutach. Jeśli dodajesz ofertę na Allegro, musisz ją połączyć z produktem ręcznie.
Stany: magazyn BaseLinker jest źródłem prawdy. Zmiana stanu w magazynie trafia do sklepu i do marketplace'ów. Zamówienie w sklepie albo na Allegro odejmuje stan w magazynie, a magazyn aktualizuje pozostałe kanały. Jeśli zmienisz stan bezpośrednio w sklepie, BaseLinker go nadpisze przy najbliższej synchronizacji.
Zamówienia: BaseLinker pobiera zamówienia ze sklepu i z marketplace'ów. Nie tworzy zamówień w sklepie, tylko je odczytuje. Zamówienia z marketplace'ów trafiają do kolejki w BaseLinker, ale nie pojawiają się w panelu sklepu, chyba że włączysz osobną integrację.
Statusy: zmiana statusu zamówienia w BaseLinker (na przykład na wysłane) trafia z powrotem do marketplace'u i do sklepu. Numer przesyłki i link do śledzenia też się synchronizują, jeśli kurier jest podłączony.
Gdzie rozchodzą się stany i jak to naprawić
Najczęstszy problem: stan w sklepie pokazuje 10 sztuk, w magazynie BaseLinker 8, a na Allegro 12. Przyczyny są trzy.
Pierwsza: synchronizacja nie działa w obu kierunkach. Sprawdź w ustawieniach integracji, czy włączona jest opcja Synchronizuj stany magazynowe. Jeśli nie, BaseLinker pobiera stany tylko raz przy imporcie i potem ich nie aktualizuje.
Druga: produkt nie ma SKU albo ma różne SKU w sklepie i w magazynie. BaseLinker rozpoznaje produkty po SKU, nie po nazwie. Bez SKU albo z różnymi kodami synchronizacja nie wie, który stan z którym połączyć.
Trzecia: rezerwacje i zamówienia nieopłacone. Sklep rezerwuje stan przy dodaniu do koszyka, BaseLinker odejmuje go dopiero przy zamówieniu. Jeśli masz dużo porzuconych koszyków, stany rozjadą się o liczbę rezerwacji. Rozwiązanie: w ustawieniach sklepu wyłącz rezerwację stanów albo skróć czas jej trwania do 15 minut.
Czwarta: ręczna zmiana stanu w sklepie albo na marketplace'u. BaseLinker nadpisuje takie zmiany przy najbliższej synchronizacji, bo magazyn BaseLinker jest źródłem prawdy. Jeśli chcesz zmienić stan, zrób to w magazynie BaseLinker, nie w sklepie.
Co zrobić ze statusami zamówień
BaseLinker ma własne statusy zamówień: nowe, w realizacji, wysłane, anulowane. Marketplace'y mają swoje: opłacone, gotowe do wysyłki, wysłane, zakończone. Sklep też ma swoje: oczekuje na płatność, w trakcie realizacji, zakończone.
Musisz zmapować statusy między systemami. Wchodzisz w Ustawienia → Statusy zamówień i wybierasz, który status w BaseLinker odpowiada któremu w sklepie i na marketplace'u.
Przykład: status wysłane w BaseLinker zmienia status zamówienia na Allegro na wysłane i w sklepie na zakończone. Status anulowane w BaseLinker anuluje zamówienie na marketplace'u i zmienia status w sklepie na anulowane.
Po czym poznać, że mapowanie działa: zmieniasz status zamówienia w BaseLinker i po kilku sekundach widzisz tę samą zmianę w sklepie i na marketplace'u.
Najczęstszy błąd: brak mapowania statusu wysłane. Zamówienie zostaje w statusie w realizacji na marketplace'u, a klient nie dostaje numeru przesyłki. Allegro po kilku dniach obniża ocenę sprzedawcy.
Najczęstsze błędy przy pierwszej synchronizacji
Siedem rzeczy, które psują się najczęściej przy pierwszym wdrożeniu.
Błąd 1: Import produktów bez SKU. BaseLinker nie wie, który produkt w sklepie odpowiada któremu w magazynie. Synchronizacja stanów nie działa. Rozwiązanie: nadaj każdemu produktowi unikalny SKU w sklepie przed importem do BaseLinker.
Błąd 2: Włączenie synchronizacji stanów przed mapowaniem produktów. BaseLinker zaczyna aktualizować stany, ale nie wie, które oferty na marketplace'u połączyć z którymi produktami. Stany na Allegro zostają zerowe. Rozwiązanie: najpierw mapowanie, potem synchronizacja.
Błąd 3: Brak uprawnień API w sklepie. BaseLinker pobiera produkty, ale nie może zmieniać stanów. Synchronizacja działa tylko w jedną stronę. Rozwiązanie: w panelu sklepu nadaj kluczowi API uprawnienia do zapisu, nie tylko do odczytu.
Błąd 4: Firewall blokujący IP BaseLinker. Sklep nie odpowiada na zapytania BaseLinker, synchronizacja się zawiesza. Rozwiązanie: w ustawieniach hostingu dodaj IP BaseLinker do białej listy. Lista IP jest w dokumentacji BaseLinker.
Błąd 5: Automatyczne pobieranie zamówień włączone, ale zamówienia nie trafiają do BaseLinker. Przyczyna: w ustawieniach marketplace'u wyłączone API dla zamówień. Rozwiązanie: w panelu Allegro albo Empiku włącz dostęp API dla aplikacji zewnętrznych.
Błąd 6: Etykiety drukują się, ale numer przesyłki nie trafia do klienta. Przyczyna: w ustawieniach kuriera wyłączona automatyczna zmiana statusu na wysłane. Rozwiązanie: włącz opcję Automatycznie zmieniaj status zamówienia po wydrukowaniu etykiety.
Błąd 7: Faktury wystawiają się, ale nie trafiają do KSeF. BaseLinker nie wysyła faktur do KSeF sam. Rozwiązanie: podłącz program księgowy, który to robi, albo użyj osobnej integracji. Nasza automatyzacja procesów łączy BaseLinker z KSeF przez API Ministerstwa Finansów.
Ile to kosztuje
BaseLinker rozlicza się od liczby zamówień miesięcznie. Aktualny cennik jest na stronie producenta, więc kwot nie podajemy. Na rynku spotyka się plany od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie, zależnie od wolumenu.
Integracja BaseLinker ze sklepem i marketplace'ami to część naszego wdrożenia sklepu internetowego. Sklep z integracją ERP, marketplace'ów i automatycznym fakturowaniem kosztuje u nas zwykle 15 000 do 40 000 zł netto. W cenie: dwukierunkowa synchronizacja stanów, automatyczne faktury i wysyłka do KSeF, druk etykiet przewozowych z panelu zamówień, oferty i zamówienia z marketplace'ów w jednym panelu.
Konfiguracja samego BaseLinker bez budowy sklepu to część usługi automatyzacji procesów. Liczymy roczny koszt procesu w godzinach i podajemy stałą kwotę w 3 dni robocze od pierwszej rozmowy.
Ile to trwa
Konfiguracja BaseLinker dla jednego sklepu i jednego marketplace'u zajmuje od kilku godzin do dwóch dni roboczych. Do tego dochodzi czas na mapowanie produktów: przy katalogu 100 pozycji to kilka godzin, przy 2 000 produktów z wariantami kilka dni.
Pełna integracja BaseLinker z ERP, magazynem i automatycznym fakturowaniem to 8 do 14 tygodni. Termin zjadają testy synchronizacji na prawdziwych danych, nie sam BaseLinker. Nasz sklep internetowy z integracją marketplace'ów uruchamiamy w tym samym czasie.
Czego potrzebujemy od klienta
Siedem rzeczy, bez których integracja nie ruszy.
- —Dostęp do panelu administracyjnego sklepu z uprawnieniami do tworzenia kluczy API.
- —Konto na marketplace'u (Allegro, Empik, Amazon) z uprawnieniami sprzedawcy i dostępem do API.
- —Konto kurierskie (InPost, ORLEN Paczka, DPD) z dostępem do panelu i możliwością generowania etykiet.
- —Lista produktów z unikalnymi kodami SKU. Jeśli SKU nie ma, trzeba je nadać przed importem.
- —Decyzja, który system jest źródłem prawdy dla stanów: sklep, BaseLinker czy ERP.
- —Dostęp do programu księgowego albo zgoda na wystawianie faktur przez BaseLinker.
- —Czas na testy: pierwsza synchronizacja stanów i zamówień musi przejść pod nadzorem, żeby nie zgubić zamówienia ani nie wystawić podwójnej faktury.
Kiedy to nie jest potrzebne
BaseLinker ma sens przy sprzedaży wielokanałowej: sklep plus marketplace'y albo kilka marketplace'ów naraz. Jeśli sprzedajesz tylko w sklepie albo tylko na Allegro, BaseLinker to dodatkowy koszt i warstwa, która może się zepsuć.
Próg opłacalności: około 50 zamówień miesięcznie z więcej niż jednego kanału. Poniżej tego progu ręczne przepisywanie zamówień zajmuje mniej czasu niż utrzymanie integracji.
Jeśli masz sklep na Shopify albo WooCommerce i sprzedajesz tylko tam, nie potrzebujesz BaseLinker. Shopify ma wbudowaną synchronizację stanów, WooCommerce zarządza nimi sam. BaseLinker dołożysz, gdy dojdzie Allegro albo Empik.
Jeśli masz ERP, który sam synchronizuje stany z marketplace'ami, BaseLinker to duplikacja. Sprawdź, czy Twój ERP ma gotową integrację z Allegro i ze sklepem. Jeśli ma, BaseLinker nie jest potrzebny.
Jeśli sprzedajesz usługi albo produkty cyfrowe, BaseLinker nie ma zastosowania. Nie ma stanów do synchronizacji, nie ma etykiet do druku. Wystarczy system CRM albo dedykowany panel.