Wdrożenie CRM kosztuje u nas od 2 500 zł netto jednorazowo albo 400 zł miesięcznie przy umowie rocznej za konfigurację gotowego systemu, 4 950 zł za własny CRM pod Twoją marką z abonamentem 750 zł miesięcznie, 7 450 zł za wersję z agentem AI i od 19 500 zł za system dedykowany pisany pod Twój proces. Licencje gotowego systemu płacisz jego dostawcy osobno. Poniżej rozbieramy każdą z tych kwot na części, pokazujemy koszty w trzyletniej perspektywie i dajemy prosty sposób, żeby policzyć własny budżet przed pierwszą rozmową z wykonawcą.
Ile kosztuje wdrożenie CRM: cztery drogi i ich ceny
Pytanie „ile kosztuje CRM” ma cztery różne odpowiedzi, bo są cztery różne rzeczy do kupienia. Można skonfigurować gotowy system, uruchomić własny CRM na naszej platformie, dołożyć do niego agenta AI albo zbudować system od zera pod proces, którego nie obsługuje nic gotowego. Każda droga ma inną cenę startu, inny koszt miesięczny i inny termin.
| Droga | Wdrożenie | Miesięcznie | Termin | Dla kogo |
|---|---|---|---|---|
| Konfiguracja gotowego CRM | 2 500 zł jednorazowo albo 400 zł/mies. przy umowie rocznej | licencje u dostawcy systemu, osobno | 2 do 6 tygodni | typowy proces sprzedaży, kilka osób |
| Własny CRM pod Twoją marką | 4 950 zł | 750 zł | 2 do 6 tygodni | firma, która chce mieć system u siebie, bez licencji za użytkownika |
| CRM z agentem AI | 7 450 zł | 999 zł | 6 do 8 tygodni | zespół, w którym telefony i wiadomości mają odbierać agent |
| System dedykowany | od 19 500 zł, do trzech rat | opieka w abonamencie albo godzinowo | pierwszy moduł 6 do 10 tygodni, całość 8 do 24 | proces, który jest przewagą firmy i nie mieści się w gotowym narzędziu |
Konfiguracja gotowego CRM: 2 500 zł albo 400 zł miesięcznie
Najtańszy start. Bierzemy system, który już istnieje, i ustawiamy go pod Twój lejek: etapy sprzedaży, pola, uprawnienia, szablony wiadomości, import kontaktów z arkusza albo ze starego narzędzia, podłączenie poczty i kalendarza, szkolenie zespołu. Płacisz 2 500 zł jednorazowo albo 400 zł miesięcznie przy umowie rocznej. Licencje za użytkowników idą do dostawcy systemu według jego cennika i nie wchodzą w naszą kwotę.
Ta droga wygrywa, gdy proces sprzedaży jest typowy: zapytanie, kontakt, oferta, decyzja. Przegrywa, gdy w gotowym narzędziu brakuje dwóch kroków na dziesięć i zespół zaczyna je obchodzić arkuszami. Wtedy licencje płacisz dalej, a dane i tak żyją poza systemem.
Własny CRM pod Twoją marką: 4 950 zł i 750 zł miesięcznie
Nasza platforma CRM uruchomiona na Twojej domenie i pod Twoim logo. W cenie wdrożenia jest konfiguracja lejka, import danych, integracja z pocztą i kalendarzem oraz szkolenie, a abonament 750 zł miesięcznie obejmuje hosting, kopie zapasowe, aktualizacje i wsparcie. Nie ma opłaty za użytkownika: dziesiąta osoba w zespole kosztuje tyle samo co pierwsza.
To droga dla firm, które chcą mieć system u siebie, z własną nazwą w adresie i bez rachunku rosnącego z każdym nowym pracownikiem. Pod spodem działa ten sam silnik, na którym prowadzimy własny CRM z rekrutacją i agentem AI, więc wiemy, co w nim wytrzymuje kilka lat produkcyjnej pracy.
CRM z agentem AI: 7 450 zł i 999 zł miesięcznie
Ta sama platforma plus agent, który odbiera telefony i wiadomości, kwalifikuje zapytania i zapisuje je w CRM z pełną historią rozmowy. Wdrożenie 7 450 zł, abonament 999 zł miesięcznie, do tego minuty rozmów według cennika agenta. Ma sens tam, gdzie zapytania przychodzą poza godzinami pracy albo zespół nie nadąża z odbieraniem: każde nieodebrane zapytanie to koszt, który łatwo policzyć.
System dedykowany: od 19 500 zł
System pisany pod Twój proces, z integracjami, migracją danych i pełnym przekazaniem kodu. Warsztat i spisanie zakresu ze stałą kwotą na każdy etap są bezpłatne i zajmują do 3 dni roboczych, prototyp na Twoich danych pokazujemy po dwóch tygodniach, pierwszy moduł trafia do użytku po 6 do 10 tygodniach, a pełne wdrożenie zajmuje od 8 do 24 tygodni. Płatność można rozłożyć na trzy raty. Szczegóły i przykłady są na stronie oprogramowania na zamówienie.
Z czego składa się koszt wdrożenia CRM
Niezależnie od drogi, kwota wdrożenia zawsze składa się z tych samych pięciu części. Gdy porównujesz oferty, sprawdź, które z nich są w cenie, a które dopisane drobnym drukiem jako „prace dodatkowe”.
- —Konfiguracja procesu: etapy lejka, pola, uprawnienia, szablony. To część, którą widać, i zwykle najmniejsza.
- —Migracja danych: import kontaktów, firm, historii z arkusza albo poprzedniego systemu. Koszt zależy od stanu danych, nie od ich liczby: duplikaty i historia w komentarzach zajmują więcej niż sam import.
- —Integracje: poczta, kalendarz, telefonia, księgowość, KSeF, sklep. Każdy system to osobne uwierzytelnienie, mapowanie pól i testy, także błędów po drugiej stronie.
- —Szkolenie i wdrożenie zespołu: bez niego system jest pusty po miesiącu. Liczymy je zawsze w cenie.
- —Opieka po starcie: poprawki, pytania, drobne zmiany w pierwszych tygodniach. W abonamencie albo godzinowo.
Od czego zależy cena wdrożenia CRM
Sześć rzeczy przesuwa kwotę w górę najczęściej. Pierwsza i trzecia zaskakują klientów prawie zawsze.
Stan danych, które trzeba przenieść
Arkusz z pięciuset kontaktami w dwóch kolumnach przenosi się w godzinę. Ten sam arkusz z historią kontaktów w komentarzach, trzema wersjami tej samej firmy i telefonami w różnych formatach przenosi się tydzień, bo najpierw trzeba zdecydować, co jest prawdą. Przed wyceną prosimy o próbkę danych właśnie dlatego.
Liczba ról i reguł widoczności
Dwie role, handlowiec i szef, to kilka warunków. Sześć ról z widocznością zależną od oddziału, regionu i etapu sprawy to osobny moduł, który trzeba zaprojektować i przetestować. Im więcej „ten nie może widzieć tamtego”, tym wyżej cena.
Integracje: z API czy bez
Integracja z systemem, który ma udokumentowane API, kosztuje wielokrotnie mniej niż z takim, które trzeba odtwarzać z podglądu ruchu sieciowego albo omijać eksportami plików. Przy wycenie pytamy o każde narzędzie, z którym CRM ma rozmawiać: poczta, telefonia, księgowość, KSeF, sklep, kalendarz. Każde z nich to osobna pozycja.
Procesy poza sprzedażą
CRM zaczyna się od lejka i historii kontaktu, ale często kończy na obsłudze zleceń, rozliczeniach, dokumentach i zadaniach dla kilku działów. Każdy kolejny proces to kolejny moduł. Dlatego radzimy zacząć od jednego i dokładać następne, gdy zespół naprawdę korzysta z systemu na co dzień.
Raporty i automatyzacje
Standardowe raporty lejka są w każdej z czterech dróg. Raport, który liczy prowizje według zasad z regulaminu firmy, albo automatyzacja, która po trzech dniach ciszy sama wysyła przypomnienie i zmienia etap, to reguły do spisania, zaprogramowania i przetestowania. Zwykle warto, ale liczymy je osobno.
Wielojęzyczność i wiele firm
Zespół w dwóch językach albo kilka spółek w jednym systemie to nie tylko tłumaczenia: formaty dat, waluty, osobne numeracje dokumentów, widoczność między firmami. Taki układ budowaliśmy w systemie rozliczeń dla przewoźnika i wiemy, że to osobny etap, a nie opcja w ustawieniach.
Ile kosztuje CRM miesięcznie: licencje, abonament, utrzymanie
Cena wdrożenia to tylko pierwszy rachunek. Drugi przychodzi co miesiąc, i to on po trzech latach jest większy. Dlatego porównując drogi, liczymy koszt na 36 miesięcy, a nie na pierwszy rok.
| Droga | Rok 1 | Lata 1–3 razem | Co jest w tej kwocie |
|---|---|---|---|
| Konfiguracja gotowego CRM | 2 500 zł + licencje dostawcy | 2 500 zł + 36 miesięcy licencji | nasza praca; licencje za użytkownika według cennika dostawcy, rosną z zespołem |
| Własny CRM pod marką | 4 950 + 12 × 750 = 13 950 zł | 4 950 + 36 × 750 = 31 950 zł | hosting, kopie, aktualizacje, wsparcie; bez opłaty za użytkownika |
| CRM z agentem AI | 7 450 + 12 × 999 = 19 438 zł | 7 450 + 36 × 999 = 43 414 zł | jak wyżej plus agent; minuty rozmów osobno |
| System dedykowany | od 19 500 zł + opieka | od 19 500 zł + 36 miesięcy opieki | kod Twój; infrastruktura wprost od dostawcy chmury, opieka w abonamencie albo godzinowo |
Przy gotowym systemie nie wpisujemy kwoty licencji, bo zależy od dostawcy i liczby osób, i to właśnie ona decyduje: przy kilku użytkownikach gotowy CRM jest najtańszy, przy kilkudziesięciu licencje za trzy lata potrafią przekroczyć koszt systemu dedykowanego. Policz je u swojego dostawcy, mnożąc przez 36, zanim porównasz z resztą tabeli.
Kalkulator: policz koszt wdrożenia CRM w pięciu krokach
Nie masz jeszcze oferty? Ten rachunek daje rząd wielkości, zanim porozmawiasz z kimkolwiek. Wystarczy kartka.
- —Krok 1, droga. Proces typowy i do 10 osób: gotowy CRM, 2 500 zł. Chcesz system u siebie bez licencji za użytkownika: własny CRM, 4 950 zł. Telefony i wiadomości ma odbierać agent: 7 450 zł. Proces, którego nie obsłuży nic gotowego: dedykowany, od 19 500 zł.
- —Krok 2, dane. Czyste kontakty w arkuszu: nic nie dodawaj. Historia, duplikaty, stary system: dodaj od kilku do kilkunastu godzin pracy na porządkowanie i import, zależnie od stanu; przy dedykowanym to osobny etap w zakresie.
- —Krok 3, integracje. Policz systemy, z którymi CRM ma rozmawiać. Poczta i kalendarz są w cenie; telefonia, księgowość, KSeF, sklep to osobne pozycje, każda od kilku godzin przy dobrym API w górę.
- —Krok 4, koszt miesięczny razy 36. Licencje dostawcy razy liczba osób razy 36, albo abonament 750 lub 999 zł razy 36, albo opieka systemu dedykowanego.
- —Krok 5, koszt braku systemu. Policz, ile zapytań miesięcznie ginie w skrzynkach i telefonach i ile warte jest jedno. To liczba, z którą porównujesz wynik kroków 1 do 4. Jeśli jest mniejsza, CRM poczeka.
Ile trwa wdrożenie CRM
Konfiguracja gotowego systemu z migracją danych zajmuje zwykle 2 do 6 tygodni, własny CRM pod marką tyle samo, wersja z agentem AI 6 do 8 tygodni, bo agent potrzebuje scenariuszy rozmów i testów na prawdziwych zapytaniach. System dedykowany budujemy etapami: prototyp na Twoich danych po dwóch tygodniach, pierwszy moduł w produkcji po 6 do 10 tygodniach, reszta w dwutygodniowych iteracjach, pełne wdrożenie od 8 do 24 tygodni.
Największy wpływ na termin ma stan danych w obecnym narzędziu, nie nasza praca. Drugi w kolejności: dostępność osoby po Twojej stronie, która podejmuje decyzje o procesie. Każda decyzja przesunięta o tydzień przesuwa cały projekt o tydzień.
Gotowy CRM czy dedykowany: prosty test
Gotowy wygrywa, gdy proces sprzedaży jest typowy: jest tańszy na starcie i szybciej ruszy. Dedykowany ma sens, gdy proces jest Twoją przewagą i nie mieści się w gotowym narzędziu, gdy płacisz licencje dla dziesiątek osób za funkcje używane przez kilka, albo gdy braki gotowego narzędzia łatasz arkuszami i mailami. Mamy na to jedną regułę, którą stosujemy przy wycenach: jeśli gotowe narzędzie kosztuje mniej niż 15 000 zł rocznie i obsługuje osiem kroków na dziesięć, dedykowany się nie zwróci.
| Kryterium | Gotowy CRM | Własny pod marką | Dedykowany |
|---|---|---|---|
| Cena startu | najniższa | średnia | najwyższa |
| Koszt rośnie z zespołem | tak, licencje per osoba | nie | nie |
| Dopasowanie do procesu | tyle, ile daje konfiguracja | konfiguracja plus nasze moduły | pełne |
| Czas do pierwszego użycia | 2 do 6 tygodni | 2 do 6 tygodni | 6 do 10 tygodni |
| Kto ma kod i dane | dostawca systemu | dane Twoje, platforma nasza | wszystko Twoje |
Pięć rzeczy, które podnoszą koszt wdrożenia, choć nie muszą
- —Wdrażanie wszystkiego naraz. Lejek, obsługa zleceń, dokumenty i rozliczenia w jednym projekcie to cztery moduły i cztery razy więcej decyzji. Zacznij od jednego procesu.
- —Brak właściciela procesu po stronie firmy. Gdy o etapach lejka decyduje „zespół”, każde pytanie czeka tydzień. Jedna osoba z mandatem skraca wdrożenie o połowę.
- —Porządkowanie danych w trakcie importu zamiast przed nim. Decyzje „która wersja klienta jest prawdziwa” podejmuje się raz, na próbce, a nie przy każdym rekordzie.
- —Integracja z narzędziem bez API „bo już je mamy”. Czasem taniej jest wymienić narzędzie niż zbudować do niego most.
- —Pominięcie szkolenia. System, którego zespół nie używa, kosztuje dokładnie tyle samo co ten, którego używa, tylko nic nie daje.
Przykłady z naszych wdrożeń
Cztery systemy, które budujemy i utrzymujemy, każdy z inną skalą i innym procesem. Opisy z prawdziwymi ekranami są w portfolio.
- —RecruitSale: nasz własny CRM z ATS dla rekrutacji i głosowym agentem AI, który dzwoni do kandydatów i prowadzi wstępny screening. Ten sam silnik, na którym uruchamiamy własny CRM pod marką klienta.
- —Spario: system rozliczeń kierowców dla przewoźnika, z panelem dla kierowców, czyli dedykowany proces, którego nie obsłuży żaden gotowy CRM.
- —Fleetify: ERP flotowy z centrum rozliczeniowym dla partnerów, przykład systemu, który zaczął się od jednego modułu i narastał iteracjami.
- —Hiry: CRM dla doradców, uruchomiony na własnej domenie klienta, czyli droga „własny CRM pod marką” w praktyce.
Pytania o koszt wdrożenia CRM
Ile kosztuje CRM dla małej firmy?
Przy kilku osobach i typowym procesie najtaniej wychodzi konfiguracja gotowego systemu: 2 500 zł jednorazowo albo 400 zł miesięcznie przy umowie rocznej, plus licencje dostawcy. Zaczynamy od jednego procesu, zwykle lejka i historii kontaktu, i tyle wystarcza, żeby przestać gubić zapytania. Przy kilku osobach start to kwestia dni, nie miesięcy.
Czy licencje są w cenie wdrożenia?
Przy gotowym systemie nie: licencje płacisz jego dostawcy według jego cennika, a nasza kwota obejmuje konfigurację, migrację, integracje i szkolenie. Przy własnym CRM pod marką i systemie dedykowanym licencji za użytkownika nie ma wcale.
Czy mogę rozłożyć płatność?
Konfigurację gotowego CRM możesz rozliczać miesięcznie, 400 zł przy umowie rocznej. System dedykowany płatny jest maksymalnie w trzech ratach, powiązanych z odbiorem etapów, a nie z kalendarzem.
Co się stanie z danymi, jeśli zrezygnuję?
Dane są Twoje w każdej z czterech dróg i dostajesz je w formacie, który da się zaimportować gdzie indziej. Przy systemie dedykowanym dostajesz też repozytorium z kodem i dostępy do infrastruktury, więc system działa dalej bez nas.
Czy wycena jest stała, czy „od”?
Stała. Po bezpłatnej rozmowie i spisaniu zakresu dostajesz dokument ze stałą kwotą na każdy etap, w 3 dni robocze. Kwoty „od” w tym tekście to progi, od których zaczynają się poszczególne drogi, a nie szacunek, który urośnie w trakcie.
Jak zacząć
Pierwsze 45 minut jest bezpłatne i rozmawiasz z osobą, która potem konfiguruje albo pisze system, nie z handlowcem. Spisujemy proces, liczymy, co ginie dziś, i w 3 dni robocze dostajesz zakres ze stałą ceną, który zostaje u Ciebie także wtedy, gdy nie ruszamy dalej. Umów rozmowę przez formularz albo bezpośrednio w kalendarzu.