Oprogramowanie na zamówienie kosztuje u nas od 19 500 zł netto: tyle zaczyna się system dedykowany z własnym procesem, integracjami, migracją danych i pełnym przekazaniem kodu, wdrażany w 8 do 24 tygodni i płatny w maksymalnie trzech ratach. Warsztat i spisanie zakresu ze stałą kwotą na każdy etap są bezpłatne i zajmują do 3 dni roboczych. Klient mobilny do takiego systemu to od 8 100 zł, a przejęcie i rozwój istniejącego systemu wyceniamy po audycie. Poniżej cały rachunek: co wchodzi w cenę, co ją podnosi, ile system kosztuje rocznie i kiedy gotowe narzędzie wygrywa z dedykowanym.
Ile kosztuje oprogramowanie na zamówienie: cztery pozycje cennika
| Pozycja | Cena netto | Termin | Co jest w środku |
|---|---|---|---|
| Warsztat i spisany zakres | 0 zł | do 3 dni roboczych | rozmowa 45 minut z osobą, która potem pisze kod; zakres z etapami i kryteriami odbioru; stała kwota na każdy etap; dokument zostaje u Ciebie |
| System dedykowany pod Twój proces | od 19 500 zł | wdrożenie 8 do 24 tygodni | moduły pod proces, integracje z pocztą, telefonią, księgowością i KSeF, migracja danych, pełna własność kodu, płatność do trzech rat |
| Klient mobilny do systemu | od 8 100 zł | 8 do 12 tygodni | aplikacja podłączona do systemu, logowanie, role, powiadomienia push |
| Przejęcie i rozwój istniejącego systemu | wycena po audycie | audyt jako osobna usługa | przegląd kodu, infrastruktury i dokumentacji; raport o stanie, ryzykach i koszcie utrzymania; plan etapów |
Dlaczego warsztat jest za 0 zł
Bo bez niego każda kwota byłaby zmyślona. W 45 minut rozmawiasz z osobą, która potem pisze kod, a nie z handlowcem, spisujemy proces, moduły i pytania otwarte, a w 3 dni robocze dostajesz dokument z etapami, kryteriami odbioru i stałą kwotą na każdy etap. Dokument zostaje u Ciebie także wtedy, gdy nie ruszamy dalej, i możesz użyć go do porównania ofert innych wykonawców. To nasz sposób na to, żeby „od 19 500 zł” nie urosło w trakcie.
Co jest w 19 500 zł
Pierwszy próg to system z jednym lub dwoma modułami pod konkretny proces: na przykład obsługa zleceń z panelem klienta, albo rozliczenia z integracją z księgowością. W cenie są integracje z narzędziami, które firma już ma, przeniesienie danych z arkuszy albo starego systemu, przeszkolony zespół i pełne przekazanie: repozytorium, dostępy, dokumentacja. Każdy kolejny moduł to kolejny etap ze swoją kwotą, dlatego górnej granicy nie podajemy: zależy od liczby modułów i integracji, a nie od stawki.
Od czego zależy cena systemu dedykowanego
Siedem rzeczy, które w naszych wycenach najczęściej przesuwają kwotę w górę. Większość z nich da się policzyć przed pierwszą rozmową.
Liczba integracji z systemami zewnętrznymi
Integracja z API, które ma dokumentację, kosztuje wielokrotnie mniej niż z takim, które trzeba odtwarzać z podglądu ruchu sieciowego albo omijać eksportem plików. Przy wycenie wypisujemy każde narzędzie, z którym system ma rozmawiać, i dla każdego sprawdzamy, czy ma API i jakie. Czasem taniej jest wymienić narzędzie niż budować do niego most.
Role i uprawnienia
Dwie role to kilka warunków w kodzie. Sześć ról z widocznością zależną od oddziału, etapu sprawy i rodzaju dokumentu to osobny moduł, który trzeba zaprojektować, zaprogramować i przetestować dla każdej kombinacji. Im więcej zdań „ten nie może widzieć tamtego”, tym wyżej kwota.
Migracja danych ze starego systemu
Koszt zależy od stanu danych, nie od ich liczby. Sto tysięcy czystych rekordów przenosi się szybciej niż pięć tysięcy z duplikatami, historią w komentarzach i trzema formatami numeru telefonu. Przed wyceną prosimy o próbkę danych właśnie po to, żeby ten etap nie był niespodzianką.
Wielojęzyczność
To nie tylko tłumaczenia interfejsu: formaty dat, waluty, sortowanie, dłuższe teksty w tych samych polach, osobne numeracje dokumentów dla różnych krajów. System, który od początku ma działać w dwóch językach, projektuje się inaczej niż taki, do którego drugi język dokłada się po roku, i ta druga droga jest droższa.
Klient mobilny
Aplikacja dla kierowców, serwisantów albo klientów to drugi produkt obok systemu: osobny cykl wydawniczy, sklepy, praca bez zasięgu. Liczymy ją osobno, od 8 100 zł netto, a ile kosztuje i od czego zależy, opisujemy w tekście o cenie aplikacji mobilnej.
Wymogi bezpieczeństwa i RODO
Przy danych zdrowotnych, finansowych albo kadrowych szyfrowanie, retencja, usuwanie na żądanie i dziennik dostępu są osobnym etapem prac, a nie ustawieniem. Jeśli system ma przejść audyt klienta korporacyjnego albo ubezpieczyciela, mówimy o tym na warsztacie, bo to zmienia architekturę od pierwszego modułu.
Zakres testów automatycznych
Krytyczne ścieżki testujemy zawsze. Pełne pokrycie ma sens tam, gdzie błąd kosztuje pieniądze: w rozliczeniach, fakturowaniu, naliczaniu prowizji. W module, w którym błąd oznacza literówkę w raporcie, pełne testy to koszt bez zwrotu, i mówimy o tym wprost.
Gotowe narzędzie czy oprogramowanie na zamówienie: rachunek
Mamy jedną regułę, którą stosujemy przy każdej wycenie: jeśli gotowe narzędzie kosztuje mniej niż 15 000 zł rocznie i obsługuje osiem kroków na dziesięć w Twoim procesie, dedykowany system się nie zwróci. Wtedy mówimy to na warsztacie i pokazujemy, jak brakujące dwa kroki załatać integracją albo automatyzacją, zamiast pisać system od zera.
| Kryterium | Gotowe narzędzie | Oprogramowanie na zamówienie |
|---|---|---|
| Koszt startu | niski albo zerowy | od 19 500 zł |
| Koszt w kolejnych latach | licencje za użytkownika, rosną z zespołem | infrastruktura według zużycia plus opieka; bez licencji |
| Dopasowanie do procesu | tyle, ile daje konfiguracja | pełne, moduły pod proces |
| Czas do pierwszego użycia | dni | prototyp po 2 tygodniach, pierwszy moduł po 6 do 10 |
| Kto ma kod i dane | dostawca narzędzia | Ty: repozytorium, dostępy, dokumentacja |
| Kiedy wygrywa | typowy proces, mały zespół | proces jest przewagą, licencje dla dziesiątek osób, braki łatane arkuszami |
Stała cena za etap czy rozliczenie godzinowe
Na rynku są dwa modele: stała cena za spisany zakres i rozliczenie za czas pracy. My pracujemy w pierwszym, z jedną różnicą: stała kwota dotyczy każdego etapu osobno, a nie całego projektu. Etap ma kryteria odbioru, kwotę i termin, a następny etap wycenia się dopiero wtedy, gdy poprzedni działa. Dzięki temu nie płacisz za ryzyko, które wykonawca wlicza w jedną kwotę na dwa lata do przodu, a zmiana zakresu po trzecim module nie unieważnia całej umowy.
Rozliczenie godzinowe ma sens po wdrożeniu, przy opiece i rozwoju, gdy zadania są małe i częste. Przed wdrożeniem, przy systemie od zera, godzinówka przerzuca całe ryzyko wyceny na zamawiającego.
Koszty roczne systemu: infrastruktura, domena, opieka
- —Infrastruktura. Google Cloud i Firebase liczą zapytania, transfer i czas działania kontenera. Mały system wewnętrzny kosztuje tyle co abonament telefoniczny, system z dużym ruchem wielokrotnie więcej; rachunek idzie wprost od dostawcy do Ciebie, bez naszej marży, a jego rząd wielkości podajemy w wycenie na podstawie wolumenu.
- —Domena i certyfikaty. Domena płatna rocznie u rejestratora, na Twoje dane. Certyfikat TLS na Firebase Hosting odnawia się sam.
- —Opieka i aktualizacje. Monitoring, kopie zapasowe, aktualizacje bibliotek i poprawki bezpieczeństwa, w abonamencie albo godzinowo. System bez opieki działa dalej, ale biblioteki, na których stoi, starzeją się i po roku lub dwóch trzeba je podnieść.
Ile trwa wdrożenie dedykowanego systemu
Prototyp na Twoich danych pokazujemy po dwóch tygodniach od startu, pierwszy moduł trafia do realnego użytku po 6 do 10 tygodniach, a pełne wdrożenie zajmuje od 8 do 24 tygodni, zależnie od liczby modułów i integracji. Terminy podajemy razem z wyceną i wiążemy je z odbiorem etapów, a nie z deklaracją w mailu.
- —Dzień 1: rozmowa o procesie. Rezultat: lista modułów i pytań otwartych.
- —Do 3 dni: zakres i stała cena. Rezultat: dokument z etapami, kryteriami odbioru i kwotą.
- —Tydzień 2: działający prototyp. Rezultat: fragment systemu na Twoich danych, do klikania.
- —Tygodnie 6 do 10: pierwszy moduł w produkcji. Rezultat: jeden proces przeniesiony z arkusza do systemu.
- —Tygodnie 8 do 24: pełne wdrożenie. Rezultat: pozostałe moduły, przeniesione dane, przeszkolony zespół.
- —Po odbiorze: przekazanie i opieka. Rezultat: repozytorium, dostępy i dokumentacja po Twojej stronie.
Jak porównywać oferty software house’ów
Dwie oferty na „system CRM dla firmy” mogą różnić się trzykrotnie i obie mogą być uczciwe, bo opisują różne rzeczy. Sześć pytań, które wyrównują porównanie.
- —Czy kwota jest stała, czy „szacunkowa”? Szacunek to nie cena. Pytaj, co się stanie, gdy prace przekroczą szacunek.
- —Czy zakres jest spisany z kryteriami odbioru? Bez nich nie da się stwierdzić, że etap jest skończony, a spór o to jest najczęstszym powodem przekroczeń.
- —Czy integracje są w cenie, czy „do uzgodnienia”? Integracje to najczęściej niedoszacowana pozycja w wycenach systemów.
- —Czyj jest kod i gdzie leży infrastruktura? Jeśli repozytorium i serwery są na koncie wykonawcy, zmiana wykonawcy wymaga jego zgody.
- —Co dzieje się po odbiorze? Opieka w abonamencie, godzinowo, czy wcale. System bez opieki starzeje się jak każdy inny.
- —Kto będzie pisał kod? Jeśli rozmawiasz z handlowcem, a kod pisze ktoś, kogo nie poznasz, pytania techniczne będą szły tydzień w jedną stronę.
Przykłady systemów, które zbudowaliśmy
- —Spario: rozliczenia kierowców dla przewoźnika, z panelem dla kierowców i klientem mobilnym, czyli proces, którego nie obsłuży nic gotowego.
- —Fleetify: ERP flotowy z centrum rozliczeniowym dla partnerów, system, który zaczął się od jednego modułu i narastał iteracjami.
- —Hiry: CRM dla doradców na własnej domenie klienta.
- —Invertor: CRM wnętrzarski dla firmy z Mołdawii, przykład systemu w innym języku i z innymi formatami od pierwszego dnia.
- —RecruitSale: nasz własny CRM z ATS i głosowym agentem AI, na którym sprawdzamy, co wytrzymuje lata produkcyjnej pracy.
Pytania o koszt oprogramowania na zamówienie
Czy 19 500 zł to cena całego systemu?
To próg, od którego zaczyna się system z jednym lub dwoma modułami, integracjami, migracją i przekazaniem kodu. System z pięcioma modułami, sześcioma rolami i integracją z trzema narzędziami kosztuje więcej, i dokładną kwotę na każdy etap dostajesz po bezpłatnym warsztacie, w 3 dni robocze.
Czy mogę płacić w ratach?
Tak, w maksymalnie trzech ratach powiązanych z odbiorem etapów, a nie z datami w kalendarzu. Płacisz za to, co działa.
Co jeśli mam już system i chcę go rozwijać?
Zaczynamy od audytu: przegląd kodu, infrastruktury i dokumentacji, raport o stanie faktycznym, ryzykach i koszcie utrzymania, plan etapów, co rozwijamy, a co przepisujemy. Audyt jest osobną, skończoną usługą i nie wymaga zobowiązania na dalsze prace.
Czy system będzie działał bez was?
Tak. Repozytorium, infrastruktura i domena są na Twoich kontach, a dokumentację przekazujemy przy odbiorze. Opieka jest usługą, z której możesz zrezygnować, nie warunkiem działania systemu.
Ile kosztuje utrzymanie systemu rocznie?
Infrastruktura według zużycia, płatna wprost dostawcy chmury: mały system wewnętrzny kosztuje tyle co abonament telefoniczny. Domena rocznie u rejestratora. Opieka w abonamencie albo godzinowo, stawkę podajemy w ofercie. Rząd wielkości infrastruktury podajemy w wycenie na podstawie wolumenu danych i ruchu.
Jak zacząć
Bezpłatny warsztat: 45 minut z osobą, która potem pisze kod. Spisujemy proces i moduły, a w 3 dni robocze dostajesz zakres z etapami, kryteriami odbioru i stałą kwotą na każdy etap. Umów rozmowę przez formularz albo w kalendarzu.